Op een factuur staan je naam en adres, die van je klant, je KVK-nummer en btw-identificatienummer, een factuurdatum, een uniek oplopend factuurnummer, een omschrijving met hoeveelheid, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ontbreekt er iets, dan kan je klant problemen krijgen met de btw-aftrek en word je minder snel betaald.
Verplichte gegevens
| Gegeven | Let op |
|---|---|
| Jouw naam en adres | Je officiële naam, of je handelsnaam als die met adres bij de KVK staat. Een postbus alleen is niet genoeg. |
| Naam en adres van je klant | Ook hier een volledig adres. |
| Je btw-identificatienummer | Niet je omzetbelastingnummer en niet je BSN. |
| Je KVK-nummer | |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Factuurnummer | Uniek en doorlopend. Gaten of dubbele nummers vallen op bij een controle. |
| Omschrijving | Wat je hebt geleverd, met hoeveelheid of omvang. ‘Werkzaamheden’ is te vaag. |
| Leverdatum | Of de datum van een vooruitbetaling. |
| Bedrag exclusief btw | Bij verschillende tarieven per tarief apart. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Bijvoorbeeld 21% en het bedrag in euro. |
Niet verplicht, wel verstandig: je betaaltermijn en je rekeningnummer. Zonder die twee wordt een factuur zelden op tijd betaald.
Uitzonderingen
Kleineondernemersregeling. Gebruik je de KOR, dan reken je geen btw. Je vermeldt dan bijvoorbeeld: “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB”. Een btw-bedrag staat er niet op.
Btw verlegd. Bij bepaalde diensten, zoals werk voor een bedrijf in een ander EU-land, betaalt je klant de btw. Je zet dan “btw verlegd” op de factuur, met het btw-identificatienummer van je klant.
Kleine bedragen. Voor facturen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur maken, met minder gegevens. Voor de meeste zzp’ers is het makkelijker om altijd een volledige factuur te sturen.
Wanneer factureren
Stuur je factuur aan een ondernemer uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Werk je in maart, dan is 15 april de laatste dag. Wie sneller factureert, wordt meestal ook sneller betaald.
Bewaren
Je moet facturen, net als de rest van je administratie, zeven jaar bewaren. Digitaal mag, als je ze in die periode kunt laten zien. Boekhoudsoftware bewaart je verkoopfacturen meestal automatisch. Let dan op wat er gebeurt als je je abonnement opzegt.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.