Betaalt een klant ook na een herinnering en aanmaning niet, dan kun je wettelijke rente en incassokosten rekenen, een incassobureau inschakelen of naar de kantonrechter. Bij een particuliere klant moet je eerst een veertiendagenbrief sturen voordat je incassokosten mag rekenen.
De stappen op een rij
- Herinnering. Kort en vriendelijk, met een nieuwe datum. Zie betalingsherinnering sturen.
- Bellen. Een telefoontje lost vaak meer op dan een tweede mail. Misschien is er een klacht over het werk, of een cashprobleem.
- Aanmaning. Schriftelijk, met een uiterste datum en de aankondiging van rente en kosten.
- Incasso. Zelf, via een incassobureau of een deurwaarder.
- Rechter. Als de klant de vordering betwist of blijft weigeren.
Kan de klant wel betalen, maar niet in één keer? Een betalingsregeling op papier levert vaak meer op dan een procedure.
Incassokosten rekenen
De wet geeft een staffel voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij een particulier is die staffel het maximum, en mag je pas kosten rekenen na een veertiendagenbrief: een aanmaning die de klant nog 14 dagen geeft om zonder kosten te betalen. Bij een zakelijke klant gaan je eigen afspraken voor; heb je niets afgesproken, dan geldt dezelfde staffel.
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% |
Een voorbeeld: op een onbetaalde factuur van € 3.000 is dat 15% van € 2.500 plus 10% van € 500. Samen € 425.
Daarnaast loopt de wettelijke rente. Voor zakelijke transacties is die sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar, voor particulieren 4%.
Incassobureau of rechter
Een incassobureau neemt het najagen van je over en werkt vaak op basis van de incassokosten die het bij je klant in rekening brengt. Vraag vooraf wat het kost als de klant niet betaalt.
Betwist de klant de factuur, bijvoorbeeld omdat hij vindt dat je werk niet goed was, dan wordt het een juridisch geschil. Dan heb je baat bij goede afspraken in je offerte of contract. Laat die vooraf eens nakijken.
Btw over onbetaalde facturen
De btw over je factuur heb je al afgedragen. Blijkt de factuur echt niet meer te innen, dan kun je die btw terugvragen. Bespreek met je boekhouder wanneer en hoe dat in jouw situatie kan.
Bronnen
- Rijksoverheid: hoogte wettelijke rente
- Actuele rentestanden: staffel buitengerechtelijke incassokosten
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.