Stuur een vriendelijke herinnering zodra de betaaltermijn een paar dagen voorbij is. Noem het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe datum, en voeg de factuur toe. Betaalt de klant dan nog niet, volgt een aanmaning. Bij een zakelijke klant mag je dan ook de wettelijke handelsrente rekenen.
Wanneer een factuur te laat is
Staat er een betaaltermijn op je factuur of in je afspraken, dan is de klant te laat zodra die datum voorbij is. Is niets afgesproken, dan geldt voor zakelijke klanten een termijn van 30 dagen.
Een vaste termijn op elke factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, maakt het makkelijker. Er is dan geen discussie over wanneer betaald had moeten zijn.
De eerste herinnering
De meeste late betalingen zijn vergeten facturen, geen onwil. Houd de eerste herinnering daarom kort en neutraal. Een voorbeeld:
Beste Anouk,
Factuur 2026-014 van € 2.420 had op 3 november betaald moeten zijn. Ik heb nog geen betaling gezien. Wil je het bedrag voor 14 november overmaken? De factuur zit als bijlage bij deze mail.
Is er al betaald, dan kun je deze mail negeren.
Stuur de herinnering naar de persoon die over betalingen gaat, niet alleen naar je opdrachtgever. Bij grotere organisaties is dat vaak een apart adres voor crediteuren.
Aanmaning en rente
Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning. Daarin staat duidelijk dat dit het laatste verzoek is voordat je verdere stappen zet, met een uiterste datum.
Bij een zakelijke klant heb je vanaf de vervaldatum recht op de wettelijke handelsrente, ook zonder dat je dat afsprak. Sinds 1 juli 2026 is die 10,4% per jaar. Voor particulieren geldt de lagere wettelijke rente van 4%. Die percentages kunnen elk half jaar veranderen.
Over incassokosten lees je meer in klant betaalt niet.
Te laat betalen voorkomen
- Factureer direct na levering, niet aan het eind van de maand.
- Zet een betaallink of QR-code op de factuur.
- Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling, of factureer per fase.
- Leg je betaaltermijn vast in je offerte en je voorwaarden.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.