Een goede offerte begint bij het probleem van de klant, beschrijft daarna wat je wel en niet doet, en noemt pas dan de prijs. Zet er een geldigheidsduur, je betaalvoorwaarden en een verwijzing naar je algemene voorwaarden in. Zodra de klant akkoord geeft, heb je een overeenkomst.
De opbouw
Een offerte is een verkoopdocument. De klant leest hem vaak samen met een collega die niet bij het gesprek was. Schrijf hem dus zo dat iemand zonder voorkennis snapt wat hij krijgt.
- De situatie. Twee of drie zinnen over wat de klant wil bereiken, in zijn woorden. Zo ziet hij dat je hebt geluisterd.
- Je aanpak. Wat je doet, in fases als dat helpt. Per fase het resultaat, niet alleen de activiteit.
- Wat er niet bij zit. Dit voorkomt de meeste discussies achteraf. Denk aan extra correctierondes, reiskosten of licenties.
- Planning. Startdatum, mijlpalen en wat je van de klant nodig hebt.
- Prijs en voorwaarden. Bedrag, btw, betaalmomenten, geldigheid.
Zet daarnaast je bedrijfsgegevens erop: naam, adres, KVK-nummer en btw-id, en de gegevens van de klant.
De prijs presenteren
Een vaste prijs per project verkoopt makkelijker dan een uurtarief. De klant weet waar hij aan toe is, en jij wordt beloond als je efficiënt werkt. Reken intern wel met uren: hoeveel heb je nodig, maal je uurtarief, plus een marge voor tegenvallers.
Twee of drie varianten werken vaak goed: een basisversie, de versie die je aanraadt, en een uitgebreide. De klant kiest dan tussen jouw opties in plaats van tussen jou en een concurrent.
Toon de prijs exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal. Een zakelijke klant kijkt naar het eerste bedrag, maar het totaal hoort er wel bij.
Bij grotere projecten: spreek een aanbetaling af of factureer per fase. Dat verkleint je risico als de klant later niet betaalt.
Wat juridisch telt
Zodra de klant je offerte accepteert, is er in de meeste gevallen een overeenkomst. Je kunt de afspraken daarna niet meer eenzijdig wijzigen. Wil je die ruimte wel houden, zet dan uitdrukkelijk in de offerte dat hij vrijblijvend is.
Noem altijd hoe lang de offerte geldig is, bijvoorbeeld 30 dagen. Daarna vervalt hij, en voorkom je dat een klant na een half jaar nog een oude prijs claimt.
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel verstandig. Ze gelden alleen als de klant ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft gekregen. Stuur ze dus mee met de offerte. Twijfel je over je voorwaarden of een contract van de klant, laat ze dan nakijken.
Na het versturen
Spreek bij het versturen af wanneer je contact opneemt. Bel dan ook, in plaats van te wachten. Een korte vraag als ‘heb je nog vragen over de aanpak?’ levert meer op dan ‘heb je mijn offerte ontvangen?’.
Krijg je een nee, vraag dan waarom. Dat antwoord maakt je volgende offerte beter.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.