Redenen om over te stappen
De meest gehoorde: mails blijven dagen liggen, de rekening is hoger dan afgesproken, of de aangifte komt pas binnen als het bijna te laat is. Ook een veranderd bedrijf is een goede reden. Wie begon als freelancer met één klant en nu een bv met personeel heeft, heeft een andere boekhouder nodig dan vijf jaar geleden.
Zeg het eerst tegen je huidige boekhouder, concreet. Soms is één gesprek genoeg. Verandert er niets, dan is wisselen een normale stap.
Het beste moment
Het rustigste moment is direct nadat je aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar is ingediend. De nieuwe boekhouder begint dan met een schoon jaar. Midden in het jaar kan ook, maar dan moet hij eerst controleren wat er tot dan toe is gedaan.
Kijk naar je opzegtermijn en of je een abonnement per jaar hebt afgesloten. Dat bepaalt wanneer je kosteloos weg kunt.
Zo verloopt de overstap
- Je kiest een nieuwe boekhouder en spreekt een startdatum af.
- Je zegt schriftelijk op bij de oude.
- Je vraagt een export van je administratie, de jaarcijfers en kopieën van eerdere aangiftes.
- De nieuwe boekhouder krijgt toegang. Jij trekt de machtigingen van de oude in en machtigt de nieuwe.
- Hij controleert de beginbalans: die moet gelijk zijn aan de eindbalans van het vorige jaar.
De volledige lijst van wat je meeneemt, staat in je boekhouddossier overdragen.
Kosten om rekening mee te houden
Vraag de nieuwe boekhouder vooraf naar eenmalige kosten. Het kan gaan om het overzetten van gegevens naar een ander programma, het controleren van het lopende jaar en het herstellen van fouten die hij tegenkomt. Een goede boekhouder bekijkt eerst je administratie voordat hij daar een prijs voor noemt.
Bij je oude boekhouder betaal je wat er nog openstaat, en soms de rest van een jaarabonnement. Lees je opdrachtbevestiging erop na.
Veelgestelde vragen
Mag mijn oude boekhouder mijn administratie vasthouden?
Staat er nog een rekening open, dan mag een boekhouder stukken in principe vasthouden tot die betaald is. Betaal wat je verschuldigd bent en leg bij je nieuwe boekhouder vooraf vast dat je altijd recht hebt op een export van je eigen gegevens.
Moet ik van boekhoudprogramma wisselen?
Niet per se. Als je programma van jou is, kan de nieuwe boekhouder daarin verder. Werk je in het systeem van je oude boekhouder, dan heb je een export nodig.
Hoe lang duurt een overstap?
Reken op een paar weken, vooral door de opzegtermijn en het overdragen van gegevens. Het eigenlijke overzetten gaat meestal snel.
Bronnen
- Ondernemersplein: je belastingaangifte laten doen
- Belastingdienst: machtiging registreren voor je intermediair
Gecontroleerd op . Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.