Stap je over naar een andere boekhouder, doe dat dan na een afgesloten boekjaar en nadat je laatste aangifte is ingediend. Vraag je oude boekhouder om een export van je administratie, de jaarcijfers van de afgelopen jaren en een overzicht van lopende zaken. Trek zijn machtigingen bij de Belastingdienst in en laat de nieuwe boekhouder een eigen machtiging aanvragen.
Het beste moment
Overstappen kan altijd, maar midden in een boekjaar betekent dubbel werk: de nieuwe boekhouder moet een half jaar van een ander controleren voordat hij de jaarafsluiting kan doen. Het rustigste moment is direct nadat je aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar is ingediend. Dan begint de nieuwe boekhouder met een schoon jaar.
Check je opzegtermijn. Veel boekhouders werken met een termijn van één tot drie maanden. Vraag ook wat je nog betaalt voor werk dat al is gedaan, zoals een jaarafsluiting die klaar is maar nog niet gefactureerd.
Wat je overdraagt
Je administratie is van jou. De boekhouder bewaart hem, maar jij moet hem kunnen laten zien als de Belastingdienst erom vraagt. Vraag bij vertrek:
- een volledige export uit het boekhoudprogramma, met grootboek, journaalposten en debiteuren en crediteuren;
- de balans en winst-en-verliesrekening van minimaal de laatste twee jaar;
- kopieën van de ingediende aangiftes inkomstenbelasting en btw;
- het overzicht van je bezittingen en afschrijvingen;
- lopende zaken: bezwaren, uitstel, correspondentie met de Belastingdienst.
Werkte je zelf al in een programma dat van jou is, zoals een eigen Moneybird- of e-Boekhouden-account, dan is de overdracht eenvoudig. Je geeft de nieuwe boekhouder toegang en haalt die van de oude weg.
Machtigingen omzetten
Je oude boekhouder had toegang tot je belastinggegevens. Dat kan op twee manieren geregeld zijn, en beide wil je omzetten zodat alleen je nieuwe boekhouder nog meekijkt.
Gegevens voor je aangifte. Een boekhouder kan een machtiging laten registreren om je vooraf ingevulde gegevens en berichten over aanslagen te ontvangen. Je krijgt daarover een brief. Intrekken doe je met DigiD in het Machtigingenregister Digipoort van Logius, per belastingsoort. Je nieuwe boekhouder registreert daarna zijn eigen machtiging.
Inloggen namens jou. Gaf je je oude boekhouder toegang via DigiD Machtigen, dan geldt die machtiging bij een eenmanszaak per aangiftejaar. Geef je nieuwe boekhouder een nieuwe machtiging voor het jaar waar hij aan werkt.
Je nieuwe boekhouder weet welke route bij jou past. Vraag hem dit als eerste te regelen.
Stappenplan
- Kies je nieuwe boekhouder en spreek een startdatum af.
- Zeg schriftelijk op bij je oude boekhouder, met inachtneming van de opzegtermijn.
- Vraag de export en de documenten uit de lijst hierboven.
- Geef de nieuwe boekhouder toegang tot je programma of de export.
- Laat de machtigingen omzetten.
- Controleer na de eerste btw-aangifte van de nieuwe boekhouder of alles klopt met het vorige kwartaal.
Valkuilen
Staat er nog een factuur open, dan kan een oude boekhouder stukken vasthouden tot die is betaald. Dat mag in principe. Betaal wat je verschuldigd bent voordat je om de overdracht vraagt, of leg in je opdrachtbevestiging vast dat je altijd recht hebt op een export van je eigen gegevens. Bij een nieuwe boekhouder spreek je dat vooraf af.
Let op beginbalans. De eindbalans van het oude jaar is de beginbalans van het nieuwe. Wijkt die af, dan klopt je winst van het nieuwe jaar ook niet. Laat de nieuwe boekhouder dit als eerste controleren.
Bewaar zelf een kopie van alles. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor jou, niet voor je boekhouder. Lees meer in bewaarplicht en digitaal archiveren.
Bronnen
- Belastingdienst: machtiging registreren voor je intermediair
- Belastingdienst: DigiD Machtigen
- Rijksoverheid: hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.