Een goede samenwerking met je boekhouder staat of valt met drie dingen: zwart op wit wat er in de prijs zit, een vast ritme van aanleveren en één plek waar alles staat. De boekhouder doet de aangifte, maar jij blijft verantwoordelijk voor wat erin staat. Lever dus volledig en op tijd aan, en lees wat je ondertekent.
Afspraken vooraf
De meeste irritatie ontstaat over geld dat je niet zag aankomen. Vraag bij de start een opdrachtbevestiging waarin staat:
- welke werkzaamheden in de vaste prijs zitten: btw-aangiftes, jaarafsluiting, aangifte inkomstenbelasting;
- of de aangifte van je fiscale partner erbij zit;
- wat een vraag tussendoor kost, en wat extra werk kost per uur;
- wanneer je moet aanleveren en wanneer de boekhouder klaar is;
- de opzegtermijn.
Spreek ook af in welk programma je werkt. Werk je al in Moneybird, e-Boekhouden of een ander pakket, vraag dan of de boekhouder daarin meekijkt. Overzetten naar zijn eigen systeem kost tijd en vaak geld.
Aanleveren zonder gedoe
De boekhouder is zo snel als jij aanlevert. Een ritme dat werkt: aan het eind van elke maand je bonnen fotograferen of doorsturen, je bank gekoppeld laten, en uiterlijk twee weken na het kwartaal alles compleet. Dan is de btw-aangifte een formaliteit.
Zet bij twijfelgevallen een korte notitie: “lunch met klant Jansen”, “laptop deels privé”. Een boekhouder die moet raden, boekt voorzichtig. Voorzichtig betekent meestal: niet aftrekbaar.
Voor de jaarafsluiting vraagt je boekhouder meer. Denk aan je urenregistratie, openstaande facturen per 31 december en de privéuitgaven die via je zakelijke rekening liepen. Lees je jaarafsluiting voorbereiden voor de volledige lijst.
Vragen tussendoor
Bundel je vragen. Eén mail per maand met vijf vragen is goedkoper en sneller dan vijf losse telefoontjes. Bel wel direct bij iets dat geld of een deadline raakt. Bijvoorbeeld een grote investering, een klant in het buitenland of een brief van de Belastingdienst.
Een goede boekhouder denkt vooruit. Vraag rond oktober of november wat je nog dit jaar kunt doen. Soms levert een investering vóór 31 december investeringsaftrek op, of moet je voorlopige aanslag worden bijgesteld. Of dat voor jou loont, hangt af van je situatie; laat het doorrekenen.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Je boekhouder dient je aangiftes namens jou in. Dat verandert niets aan je eigen verantwoordelijkheid: de aangifte blijft van jou. Krijg je een boete omdat je te laat of onvolledig aanleverde, dan is die voor jou. Maakt de boekhouder een fout in iets wat je volledig had aangeleverd, dan is dat een gesprek over zijn aansprakelijkheid. Vraag daarom of hij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft.
Lees elke aangifte voordat die de deur uitgaat. Klopt de omzet met wat je gefactureerd hebt? Staan je uren erin als je het urencriterium haalt? Vijf minuten lezen voorkomt een correctie later.
Als het schuurt
Merk je dat afspraken niet worden nagekomen, zeg het dan concreet: welke aangifte, welke datum, wat je had verwacht. Verandert er niets, dan is overstappen een normale stap. Doe dat liefst na een afgesloten jaar, en regel de overdracht van je dossier goed. Hoe dat gaat, lees je in je boekhouddossier overdragen.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.