Schrijf per dag op wat je deed, voor welke klant, hoeveel tijd het kostte en of je het factureert. Noteer ook de uren die je niet factureert, zoals acquisitie, administratie en bijscholing, want die tellen mee voor het urencriterium van 1.225 uur. Vul je registratie direct in, niet achteraf: bij een controle moet jij laten zien dat je die uren echt maakte.
Waarom je uren bijhoudt
Je urenregistratie heeft drie functies. Je factureert er klanten mee. Je ziet waar je tijd naartoe gaat, wat helpt bij je planning en je tarief. En je toont ermee aan dat je aan het urencriterium voldoet, een van de voorwaarden voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. In 2026 zijn die € 1.200 en € 2.123.
Welke uren meetellen
Voor het urencriterium tellen alle uren die je aan je bedrijf besteedt. Dat zijn de uren die je factureert, maar ook:
- offertes maken, netwerken en acquisitie;
- administratie en je btw-aangifte;
- je website bijhouden en marketing;
- bijscholing om je vakkennis bij te houden (een opleiding voor een nieuw vak telt niet mee);
- reistijd voor je werk, zoals naar een klant.
Ook uren vóór je inschrijving bij de KVK tellen mee, als ze echt voor je bedrijf waren.
Wat je per regel noteert
| Datum | Klant of project | Wat je deed | Uren | Declarabel |
|---|---|---|---|---|
| 3 nov | Bakkerij De Korf | Ontwerp homepage, tweede versie | 3,5 | ja |
| 3 nov | Eigen bedrijf | Offerte opgesteld voor nieuwe klant | 1,0 | nee |
| 3 nov | Eigen bedrijf | Bonnen verwerkt, btw-aangifte voorbereid | 1,5 | nee |
Een korte, concrete omschrijving maakt het verschil. “Werk” zegt niets; “ontwerp homepage, tweede versie” laat zien wat er gebeurde.
Als de Belastingdienst vraagt
Vraagt de Belastingdienst om je uren te onderbouwen, dan moet jij dat doen. Een registratie die je dagelijks of wekelijks bijhield, is dan veel sterker dan een lijst die je in januari in één keer invult. Bewaar daarom ook wat je registratie ondersteunt: je agenda, facturen, offertes en mails met klanten.
Zit je dicht bij de 1.225 uur, kijk dan in het najaar al of je het gaat halen. Dan kun je nog bijsturen.
Zo houd je het vol
- Gebruik een app of je boekhoudsoftware met een timer, of een eenvoudige spreadsheet met een tabblad per maand.
- Kies een vast moment: aan het eind van elke werkdag, of uiterlijk elke vrijdag.
- Rond af op een kwartier. Precisie per minuut is niet nodig.
- Tel elke maand je uren op, zodat je ziet of je op koers ligt.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.