Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden en die zeven jaar te bewaren. Richt het in met één vaste plek voor alle stukken, een aparte rekening voor je bedrijf en een vast moment per week om bij te werken. Koppel elke bankmutatie aan een factuur of bon, dan heb je bij je btw-aangifte alles bij de hand.
Wat de wet vraagt
Iedere ondernemer moet een administratie bijhouden waaruit blijkt wat er in en uit het bedrijf gaat. De Belastingdienst moet je aangiftes aan de hand daarvan kunnen controleren. De basisgegevens bewaar je zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je tien jaar.
Hoe je het bijhoudt, mag je zelf weten. Een spreadsheet kan bij een klein bedrijf, maar boekhoudsoftware die je bankrekening inleest bespaart veel werk.
Wat je bijhoudt en bewaart
- verkoopfacturen en inkoopfacturen;
- bonnen van kleine uitgaven;
- bankafschriften;
- contracten en offertes;
- je urenregistratie, voor het urencriterium;
- je kilometeradministratie, als je zakelijk rijdt;
- je btw-aangiftes en aangiftes inkomstenbelasting.
Daarnaast houd je bij wie je nog moet betalen en wie jou nog moet betalen. Ontvang je contant geld, houd dan ook een kasboek bij.
Een aparte zakelijke rekening
Een eenmanszaak is niet verplicht een zakelijke rekening te openen. Het is wel sterk aan te raden. Met een aparte rekening zie je in één oogopslag wat je bedrijf verdient en uitgeeft, en hoef je bij elke boeking niet uit te zoeken of hij zakelijk was. Let op: veel banken staan niet toe dat je een privérekening zakelijk gebruikt.
Een werkbare opzet
Kies één plek voor alles, bij voorkeur digitaal. Digitaal bewaren mag, zolang de stukken niet ongemerkt veranderd kunnen worden en je ze binnen redelijke tijd kunt laten zien. Een scan of foto van een papieren bon is genoeg. Een factuur die je digitaal ontvangt, zoals een pdf, bewaar je in die vorm.
| Onderdeel | Zo regel je het |
|---|---|
| Verkoopfacturen | Maak ze in je boekhoudsoftware, met doorlopende nummers |
| Inkoopfacturen | Laat ze naar één mailadres sturen en sla ze direct op |
| Bonnen | Maak meteen een foto met de app van je boekhoudsoftware |
| Bank | Koppel je zakelijke rekening aan je software |
| Uren en kilometers | Houd ze dagelijks of wekelijks bij, niet achteraf |
| Contracten | Eén map per klant, met offerte, overeenkomst en afspraken |
Een vast ritme
Een administratie blijft alleen bij als je er een vast moment voor hebt. Een werkbaar schema:
- Elke week: bankmutaties koppelen aan facturen en bonnen, openstaande facturen nalopen.
- Elk kwartaal: btw-aangifte doen en kijken of je genoeg reserveert voor de inkomstenbelasting.
- Elk jaar: jaarafsluiting, aangifte inkomstenbelasting en het oude jaar archiveren.
Zie je er tegenop of loopt het steeds uit, dan kun je het deels of helemaal uitbesteden aan een boekhouder.
Bronnen
- KVK: administratie en boekhouden voor ondernemers
- Ondernemersplein: administratie beheren
- KVK: zakelijke rekening handig, niet verplicht
- Rijksoverheid: hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.