De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte. Aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn: voor het eerste kwartaal dus op 30 april. Ook als je niets hebt gefactureerd, doe je aangifte. Met een bijgewerkte administratie ben je in een half uur klaar.
Wanneer je aangifte doet
Na je inschrijving krijg je van de Belastingdienst een brief met je aangiftetijdvak. Meestal is dat een kwartaal. Aangifte per maand of per jaar kan ook, maar dat bepaalt de Belastingdienst op basis van je situatie.
| Kwartaal | Uiterlijk aangifte en betaling |
|---|---|
| Januari tot en met maart | 30 april |
| April tot en met juni | 31 juli |
| Juli tot en met september | 31 oktober |
| Oktober tot en met december | 31 januari |
Telt de dag waarop de Belastingdienst je aangifte en betaling ontvangt. Een overboeking op de laatste dag kan te laat zijn. Het betalingskenmerk staat in Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Voorbereiden in vijf stappen
- Maak alle facturen van het kwartaal af. Ook werk dat je in de laatste week leverde.
- Verwerk je bonnetjes en inkoopfacturen. Alleen met een factuur op naam van je bedrijf mag je de btw aftrekken.
- Koppel je banktransacties. Elke zakelijke betaling hoort bij een factuur of bon. Wat overblijft, is privé of mist nog een bewijs.
- Controleer de btw-tarieven. Staat er op een inkoopfactuur 9% terwijl je 21% boekte, dan klopt je aftrek niet.
- Kijk naar buitenlandse klanten. Werk voor bedrijven in andere EU-landen hoort in een aparte rubriek en meestal ook in een opgaaf intracommunautaire prestaties.
Wat je invult
In de aangifte vul je in hoeveel omzet je per tarief had en hoeveel btw je daarover rekende. Daar trek je de voorbelasting van af: de btw die je zelf betaalde op zakelijke kosten. Het verschil betaal je, of krijg je terug.
Gebruik je boekhoudsoftware, dan rekent die de rubrieken voor je uit. Vergelijk het totaal wel even met je eigen idee. Een kwartaal met € 9.000 omzet tegen 21% hoort rond € 1.890 btw op te leveren, min je voorbelasting. Wijkt het veel af, zoek dan eerst uit waarom.
Had je niets te melden? Dan doe je een nihilaangifte: alle rubrieken op nul. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan doe je helemaal geen btw-aangifte.
Fouten en te laat
Ontdek je later een fout, dan corrigeer je die met een suppletie in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Doe dat zodra je het merkt.
Ben je te laat met aangifte of betaling, dan krijg je een naheffingsaanslag met een schatting, en mogelijk een boete. Uitstel bestaat alleen bij een calamiteit. Zet de deadlines daarom in je agenda met een week marge.
Kost dit je elk kwartaal een avond met twijfels? Dan is een boekhouder die je btw-aangifte doet vaak goedkoper dan het lijkt.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.