Als ondernemer bewaar je je administratie zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je tien jaar. Digitaal bewaren mag, ook van papieren bonnen, zolang je de gegevens binnen redelijke tijd kunt laten zien en ze niet ongemerkt aangepast kunnen worden. Een scan of foto van een bon is genoeg; het papiertje mag daarna weg.
Hoe lang je bewaart
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Die termijn begint pas als je de gegevens niet meer nodig hebt in je lopende administratie, in de praktijk na het boekjaar. Een factuur uit maart 2026 bewaar je dus minstens tot en met 2033.
Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Dat speelt als je een bedrijfspand hebt of een deel van je eigen huis zakelijk gebruikt en daarover btw hebt teruggevraagd. Ook verkopen die je via het éénloketsysteem (OSS) aangeeft, bewaar je tien jaar.
Loopt er een bezwaar, beroep of controle, dan bewaar je de stukken die erbij horen in elk geval tot die zaak is afgerond, ook als de zeven jaar al voorbij zijn.
Wat je bewaart
Alles waarmee je kunt aantonen hoe je omzet, kosten en aangiftes tot stand kwamen:
- verkoopfacturen en inkoopfacturen, inclusief bonnetjes;
- bankafschriften van je zakelijke rekening;
- je boekhouding: grootboek, journaal, debiteuren en crediteuren;
- contracten en offertes die voor je omzet tellen;
- je urenregistratie en rittenregistratie;
- de ingediende aangiftes en de berekeningen erachter.
E-mails bewaar je als ze een afspraak met financiële gevolgen bevatten, zoals een prijsafspraak met een klant.
Digitaal bewaren
Je mag papieren documenten omzetten naar digitaal en het papier weggooien. De Belastingdienst stelt een paar voorwaarden. De scan moet volledig en leesbaar zijn. De gegevens moeten ongewijzigd blijven. En je moet ze bij een controle binnen redelijke tijd kunnen tonen.
Een uitzondering: je balans en je winst-en-verliesrekening (de staat van baten en lasten) bewaar je in de oorspronkelijke vorm. Dat geldt ook voor een eenmanszaak. Voor gewone bonnen en facturen is een goede scan genoeg.
Let ook op de techniek. Bij een controle moet je bestanden kunnen openen. Bewaar je administratie dus in een formaat dat over zeven jaar nog leesbaar is, zoals pdf of csv.
Facturen die je digitaal kreeg, zoals een pdf in je mail, bewaar je digitaal. Uitprinten is niet nodig en ook niet genoeg: het origineel is de pdf.
Zo richt je het in
De simpelste aanpak: je boekhoudprogramma is je archief. Je fotografeert of uploadt elke bon bij de boeking en de pdf’s van facturen hangen aan de transactie. Dan heb je bij elke regel in je boekhouding het bewijs.
Bewaar daarnaast één keer per jaar een volledige export op een eigen plek, bijvoorbeeld in je cloudopslag in een map per jaar. Programma’s veranderen, abonnementen stoppen. Zeven jaar is lang genoeg om van pakket te wisselen.
Geef je mappen een vaste naam: 2026-administratie, met daarin export, aangiftes en contracten. Dan vind je het terug zonder te zoeken.
Bij een controle
Kondigt de Belastingdienst een controle aan, dan vraagt die om specifieke stukken over een specifiek jaar. Kun je die niet laten zien, dan heb je een probleem: in het ergste geval mag de Belastingdienst je aangifte schatten en moet jij bewijzen dat die schatting niet klopt. Een complete administratie voorkomt dat. Krijg je een controle aangekondigd, vraag dan je boekhouder om mee te kijken.
Bronnen
- Rijksoverheid: hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
- Belastingdienst: geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht (pdf)
- Ondernemersplein: administratie bijhouden en bewaren
- Belastingdienst: btw-administratie bewaren
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.