Bij de jaarafsluiting zet je je administratie op 31 december vast. Je controleert of alle omzet en kosten erin staan, boekt afschrijvingen, legt openstaande facturen vast en haalt privé-uitgaven eruit. Het resultaat is een balans en een winst-en-verliesrekening. Daarmee doe je aangifte inkomstenbelasting. Plan er in januari of februari een paar uur voor in.
Wat een jaarafsluiting is
Een jaarafsluiting is het moment waarop je je boekjaar dichtzet. Je maakt een balans (wat je bedrijf bezit en schuldig is op 31 december) en een winst-en-verliesrekening (wat je verdiende en uitgaf in het jaar). Ook een eenmanszaak maakt die jaarstukken, voor de eigen administratie. Je hoeft ze alleen niet bij de KVK te deponeren. Een bv moet dat wel.
Een eenmanszaak heeft de cijfers wel nodig. De winst uit de winst-en-verliesrekening is het bedrag dat je in je aangifte inkomstenbelasting invult. En een bank of verhuurder vraagt soms om de jaarcijfers.
Checklist per 31 december
Loop dit langs, liefst in deze volgorde:
- Bank sluit aan. Het saldo in je boekhouding is gelijk aan je bankafschrift op 31 december. Elke transactie is geboekt.
- Omzet is compleet. Alle facturen van het jaar staan erin. Leg je omzet naast je btw-aangiftes. Wijkt dat af zonder duidelijke reden, zoals de KOR of buitenlandse klanten, zoek dan uit waarom voordat je verder gaat.
- Openstaande facturen. Facturen die je in december stuurde maar in januari betaald kreeg, horen bij dit jaar. Hetzelfde geldt voor rekeningen die je nog moet betalen.
- Onderhanden werk. Werk dat je in december deed maar pas in januari factureert, telt ook mee als het om een serieus bedrag gaat.
- Kosten zijn compleet. Geen bonnetjes die nog in je mail of jaszak zitten.
- Investeringen geboekt als bezitting, niet als kosten. Daarover hieronder meer.
- Privé eruit. Uitgaven die via de zakelijke rekening liepen maar privé waren, boek je als privéopname.
Investeringen en afschrijving
Een laptop van € 1.500 is geen kostenpost in het jaar van aankoop. Spullen die je langer dan een jaar gebruikt en die € 450 of meer kosten (exclusief btw), schrijf je over meerdere jaren af. Je mag per jaar hoogstens 20 procent van de aanschafprijs min de restwaarde afschrijven, dus minstens vijf jaar. Je trekt per jaar een deel af.
Investeer je in één jaar voor meer dan de drempel van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, dan krijg je daarnaast een extra aftrek. Die mis je makkelijk als je je investeringen niet apart bijhoudt.
Privé en zakelijk
Gebruik je een zakelijke laptop of telefoon ook privé, of liep er een privé-uitgave via je zakelijke rekening, dan moet dat goed in de boeken. Een vaste verdeling helpt, bijvoorbeeld 80 procent zakelijk voor je telefoon. Leg die keuze één keer vast en hou je eraan.
Rijd je met een privéauto zakelijke kilometers, dan trek je die af per kilometer. Daarvoor heb je een overzicht van ritten nodig. Een schatting achteraf houdt bij een controle geen stand.
Planning
Een werkbaar schema: in december de bonnen en facturen compleet maken, half januari je vierde btw-aangifte doen, in februari de jaarafsluiting. Dan doe je in maart je aangifte inkomstenbelasting en krijg je teruggave vroeg.
Besteed je het uit, lever dan uiterlijk eind februari alles aan bij je boekhouder. Wat hij nodig heeft en hoe je dat goed regelt, staat in samenwerken met je boekhouder.
Bronnen
- Belastingdienst: winst uit onderneming
- Belastingdienst: wat is afschrijven
- KVK: jaarrekening wel of niet deponeren
- Ondernemersplein: jaarrekening
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.