Koppel eerst je zakelijke bankrekening, zodat transacties vanzelf binnenkomen. Stel daarna je btw goed in: meestal doe je per kwartaal aangifte, tenzij je de kleineondernemersregeling gebruikt. Maak een factuursjabloon met alle verplichte gegevens en voer je beginsaldo in. Dan kun je dezelfde dag je eerste factuur sturen.
Wat je klaarlegt
- je KVK-nummer, btw-identificatienummer en bedrijfsgegevens;
- je logo, als je dat op facturen wilt;
- toegang tot je zakelijke bankrekening;
- het saldo van je rekening op de startdatum;
- openstaande facturen en rekeningen, als je overstapt vanuit een ander pakket of een spreadsheet.
De stappen
- Bedrijfsgegevens. Vul naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer in. Die komen op je facturen.
- Bankkoppeling. Koppel je zakelijke rekening. Lukt dat niet, importeer dan elke week een bestand van je bank.
- Beginsaldo. Voer het saldo van je rekening op de startdatum in, zodat je software en je bank hetzelfde laten zien.
- Factuursjabloon. Controleer dat alle verplichte gegevens erop staan, zoals een doorlopend factuurnummer, de datum en het btw-bedrag. Zet je betalingstermijn en IBAN erop.
- Kostencategorieën. Begin met de standaardindeling van je pakket. Voeg alleen categorieën toe die je echt nodig hebt, zoals software of reiskosten.
- Bonnen-app. Installeer de app op je telefoon, zodat je bonnen direct kunt fotograferen.
Btw goed instellen
Stel in hoe vaak je btw-aangifte doet; voor de meeste zzp’ers is dat per kwartaal. Gebruik je de kleineondernemersregeling, zet dat dan aan. Je software laat de btw dan weg en zet de vrijstellingstekst op je factuur, bijvoorbeeld “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB”. Je doet dan in principe geen btw-aangifte.
Werk je ook voor klanten in het buitenland of in een branche waar de btw verlegd wordt, kies dan bij die facturen het juiste btw-tarief. Twijfel je, vraag het een boekhouder voordat je de eerste factuur verstuurt.
Controleer na een maand
Kijk na de eerste maand of het saldo in je software gelijk is aan dat bij je bank. Klopt elke bankmutatie met een factuur of bon? En staat de btw op je facturen goed? Een fout die je nu vindt, kost minuten. Een fout die je pas bij de jaarafsluiting vindt, kost uren.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.