Elk factuurnummer moet uniek zijn en aansluiten op het vorige. Een reeks als 2026-001, 2026-002 is prima, en je mag ook meerdere reeksen gebruiken. Een nummer dat je al gebruikte, gebruik je nooit opnieuw, ook niet als je de factuur intrekt.
Wat de wet vraagt
De Wet op de omzetbelasting zegt het kort: een factuur heeft een opeenvolgend nummer, in één of meer reeksen, waarmee je de factuur eenduidig kunt identificeren. Er staat niet in dat je bij 1 moet beginnen of dat het nummer alleen uit cijfers bestaat.
Het doel is controle. Een doorlopende reeks laat zien dat er geen facturen buiten de boeken zijn gebleven. Een gat in je nummering is niet automatisch fout, maar je moet het kunnen uitleggen.
Systemen die werken
| Systeem | Voorbeeld | Handig als |
|---|---|---|
| Jaar plus volgnummer | 2026-014 | Je wilt in één oogopslag zien uit welk jaar een factuur komt |
| Doorlopend | 1014 | Je weinig facturen stuurt en het simpel wilt houden |
| Reeks per soort | W-2026-014, C-2026-003 | Je werkshops en consultancy apart wilt volgen |
Begin je met een nieuw jaar opnieuw bij 001, zet dan het jaartal in het nummer. Anders heb je twee facturen met nummer 001.
Je hoeft niet bij 1 te beginnen. Wie zijn eerste factuur 2026-101 noemt, oogt minder als starter. Dat mag, zolang je daarna gewoon doortelt.
Boekhoudsoftware nummert automatisch en voorkomt dubbele nummers. Werk je met losse documenten in Word, houd dan een lijst bij met elk nummer, de datum en de klant.
Fouten herstellen
Stond er iets fout op een verstuurde factuur? Pas hem dan niet aan en stuur hem niet opnieuw met hetzelfde nummer. Maak een creditfactuur met een eigen nummer die de oude factuur tegenboekt, en stuur daarna een nieuwe factuur met het volgende nummer.
Heb je per ongeluk een nummer overgeslagen? Laat het zo en noteer in je administratie waarom. Hernummeren maakt het juist lastiger te controleren.
Bronnen
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.