Bewaar elke bon en inkoopfactuur zeven jaar, op papier of digitaal. Een scan of foto van een papieren bon is genoeg, een factuur die je als pdf krijgt bewaar je als pdf. Wil je de btw aftrekken, dan moet het stuk aan de factuureisen voldoen. Tot € 100 inclusief btw is een kassabon voldoende, als daar de datum, de naam en het adres van de verkoper, wat je kocht en het btw-bedrag op staan.
Hoe lang en hoe je bewaart
De bewaarplicht is zeven jaar. Een bon uit 2026 bewaar je dus tot en met 2033. Voor stukken over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang je de stukken binnen redelijke tijd kunt laten zien en ze niet ongemerkt veranderd kunnen worden. Heb je een papieren bon gescand of gefotografeerd, dan mag het origineel weg.
Krijg je een factuur digitaal binnen, bijvoorbeeld als pdf in je mail, dan bewaar je hem in die oorspronkelijke vorm. Een print alleen is niet genoeg.
Wanneer je de btw mag aftrekken
Je mag de btw op zakelijke kosten alleen aftrekken met een factuur die aan de eisen voldoet. Daarop staan onder meer je bedrijfsnaam, het btw-nummer van de leverancier, een factuurnummer en het btw-bedrag.
Voor aankopen tot € 100 inclusief btw geldt een uitzondering. Dan is een vereenvoudigde factuur genoeg, zoals een kassabon met:
- de datum;
- de naam en het adres van de verkoper;
- wat je kocht;
- het btw-bedrag, of de gegevens om het uit te rekenen.
Een pinbon zonder deze gegevens is geen factuur. Daarmee bewijs je dat je betaald hebt, niet wat je kocht.
Zo verwerk je bonnen
- Maak direct na een aankoop een foto met de app van je boekhoudsoftware. Dan raak je hem niet kwijt.
- Laat leveranciers facturen naar één vast mailadres sturen, bijvoorbeeld een apart adres voor je administratie.
- Koppel elke uitgave op je bankrekening aan een bon of factuur, het liefst elke week.
- Schrijf bij twijfelgevallen kort op waarvoor je het kocht, bijvoorbeeld bij een lunch met een klant.
Waar het vaak misgaat
Bonnen van grotere aankopen op naam van jezelf als particulier, zonder bedrijfsnaam. Vraag in de winkel of online altijd om een factuur op naam van je bedrijf. Bij aankopen boven € 100 heb je die nodig voor de btw.
Kassabonnen op thermisch papier vervagen binnen een paar jaar. Scan ze dus meteen, ook als je het papier bewaart.
Bronnen
- KVK: administratie en boekhouden voor ondernemers
- Rendement: voldoet een gewone kassabon aan de regels voor btw-aftrek?
- Rijksoverheid: hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
- Belastingdienst: geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht (pdf)
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.