Betaalt een zakelijke klant te laat, dan mag je vanaf de dag na de vervaldatum wettelijke handelsrente rekenen: 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026. Daarnaast mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel, minimaal € 40. Bij een particulier stuur je eerst een gratis aanmaning en mag je pas daarna kosten rekenen.
Wanneer je kosten mag rekenen
Zodra de betalingstermijn voorbij is, is je klant te laat. Bij een zakelijke klant hoef je dan niet eerst een aanmaning te sturen voordat je kosten mag rekenen. Wel moet je laten weten dat je wettelijke rente rekent, bijvoorbeeld op je factuur of in je herinnering.
Heb je in je algemene voorwaarden of contract andere afspraken gemaakt over rente of incassokosten, dan gelden die bij zakelijke klanten. Zonder afspraak geldt de wettelijke regeling.
Incassokosten volgens de staffel
De vergoeding voor incassokosten is een percentage van het openstaande bedrag. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage:
| Openstaand bedrag | Vergoeding |
|---|---|
| tot en met € 2.500 | 15%, minimaal € 40 |
| € 2.500 tot en met € 5.000 | € 375 plus 10% over het deel boven € 2.500 |
| € 5.000 tot en met € 10.000 | € 625 plus 5% over het deel boven € 5.000 |
| € 10.000 tot en met € 200.000 | € 875 plus 1% over het deel boven € 10.000 |
| boven € 200.000 | € 2.775 plus 0,5% over het deel boven € 200.000, maximaal € 6.775 |
Voorbeeld: een factuur van € 1.800 staat open. De incassokosten zijn 15% daarvan, dus € 270. Bij een factuur van € 200 is 15% maar € 30, dus geldt het minimum van € 40.
Wettelijke rente
Over het openstaande bedrag mag je wettelijke rente rekenen, vanaf de dag na de vervaldatum tot de dag van betaling. Voor zakelijke klanten en overheden geldt de rente voor handelstransacties. Die is sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Het percentage wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld.
Voorbeeld: die factuur van € 1.800 wordt 30 dagen te laat betaald. De rente is € 1.800 × 10,4% × 30/365 = € 15,39.
Bij particuliere klanten
Werk je voor particulieren, dan gelden strengere regels. Je stuurt eerst een kosteloze aanmaning, waarin je de klant nog 14 dagen geeft om te betalen en noemt welke kosten volgen als hij dat niet doet. Pas na die 14 dagen mag je incassokosten rekenen. Voor particulieren geldt een lagere wettelijke rente, in 2026 4% per jaar.
Zo pak je het aan
- Zet in je algemene voorwaarden en op je factuur dat je bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten rekent.
- Stuur na de vervaldatum eerst een vriendelijke herinnering. Veel late betalingen zijn vergeten facturen.
- Noem in je tweede bericht het bedrag aan incassokosten en rente dat je gaat rekenen, en een datum.
- Reken het dan ook echt, of laat het bewust vallen als de klant direct betaalt. Een dreiging die je niet uitvoert, werkt de volgende keer niet meer.
Bronnen
- Ondernemersplein: betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente
- Rechtspraak: staffel buitengerechtelijke incassokosten
- Rijksoverheid: hoogte wettelijke rente
- Burgerlijk Wetboek 6, artikelen 96, 119a en 120
Regels en bedragen veranderen jaarlijks. Zie je iets dat niet meer klopt? Meld een fout.